Papieren privacy
Er zijn echter veel TSO's die niet werken met digitale informatie maar met papieren informatie of met een combinatie van beide. Wat onderbelicht is gebleven in alle publiciteit bij de inwerkingtreding van de AVG, is dat er ook risico's bestaan op datalekkage van privacy gevoelige informatie via papieren informatie. De 'papieren privacy' vraagt om speciale aandacht en de AVG schrijft voor dat je ook daar op dient te letten.
Aandachtspunten en noodnummer
Het komt voor dat tso-medewerkers over presentielijsten beschikken waarop tevens de aandachtspunten en noodnummers vermeld staan. Of men heeft aparte lijsten op papier voor de presentie en de aandachtspunten. Dit is uiteraard noodzakelijk, belangrijk en nuttig voor het goed en veilig begeleiden van de kinderen, maar vormt tevens een privacy-risico: Je wilt niet dat dit soort informatie op het schoolplein terecht komt.
Beleid ontwikkelen
Is er bij jouw TSO sprake van gevoelige informatie op papier dan dien je hier een beleid voor te ontwikkelen. Hier staan een aantal zaken op een rij waaraan je zou kunnen denken:
- Zorg dat de tso-medewerkers zich bewust zijn dat de lijsten die ze in hun bezit hebben privacygevoelig zijn en dat ze beseffen dat er vertrouwelijk mee omgegaan dient te worden.
- Hetzelfde geldt voor het incidenten-logboek. Zorg dat niet iedereen alles kan inzien, maar alleen personen die daartoe gerechtigd zijn. Zorg dat ze dit doen onder toezicht en ga na of ze een gegronde reden hebben en voorkom dat ze andere informatie of informatie van andere kinderen kunnen inzien.
- Wat gebeurt er met de papieren lijsten waarop de aandachtspunten e.d. voorkomen? Zorg dat die door alle medewerkers direct na afloop van de TSO ingeleverd worden en dat ze achter slot bewaard worden.
- Gebruik je de lijsten maar 1 dag en print je ze dus elke dag opnieuw uit? Zorg dan dat de oude lijsten niet weggegooid worden maar vernietigd. Ga na of er op school een papiervernietiger is en spreek met school af dat je die mag gebruiken.
- Het is daarbij het beste om direct voor aanvang van de TSO te printen en direct na afloop te vernietigen. Dan bestaat het risico op datalekkage slechts gedurende die twee uur per dag rondom de TSO.
- Spaar je de lijsten op en vernietig je ze eens per week of eens per maand? Dan heb je een permanent een privacy-risico in huis dat eigenlijk overbodig is. Vernietig meteen.
- Ouders hebben het recht dat hun informatie en die van hun kinderen vernietigd wordt, bijvoorbeeld nadat het kind de school verlaat. Kun je aan die wens voldoen? Hoe snel? De AVG zegt dat dit binnen een redelijke termijn moet plaatsvinden. Wat daar onder verstaan moet worden is nog niet bekend. Ga uit voor de zekerheid uit van een paar dagen.
Maak even een pas op de plaats
Sta eens stil bij jouw TSO en hoe jullie gewend zijn met informatie en privacy om te gaan. Wellicht kun je nog meer zaken bedenken waar je iets mee zou moeten. Noteer eens welke informatie jullie bewaren, waar het wordt bewaard, hoe veilig dat is en hoe lang het wordt bewaard. Kijk vervolgens of en hoe je dit kunt verbeteren en laat daarbij deze zin goed op je inwerken:
De AVG schrijft voor dat je alleen die informatie mag bewaren die strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de TSO en dat je deze informatie ook niet langer mag bewaren dan strikt noodzakelijk.
