Als de schoolbesturen gebruik willen maken van de fiscale vrijstelling, dan zal in de financiële administratie een deugdelijke vastlegging moeten plaatsvinden waaruit blijkt dat is voldaan aan de voorwaarden van de vrijwilligersregeling.
Vrijwilligersvergoeding inzichtelijk administreren en de grenzen bewaken
Scholen bij welke de administratie momenteel niet goed op orde is willen we wijzen op TSO-ASSISTENT. Dit online administratiesysteem heeft de volgende voorzieningen waarmee de uitgaven t.b.v. vrijwilligersvergoedingen volledig inzichtelijk en controleerbaar worden gemaakt:
- De overblijfcoördinator kan bij het inroosteren van een vrijwilliger direct zien tot welk maandbedrag de geplande inroostering voor de lopende maand zal leiden;
- De overblijfcoördinator kan tevens zien tot welk jaarbedrag dit zal leiden aan het eind van het lopende jaar;
- Teneinde overschrijding te voorkomen van de grenzen van € 150 per maand en € 1500 per jaar, kan de geplande inroostering van vaste (en incidentele) dagen aangepast worden;
- Voor elke kracht kan een aparte vrijwilligersvergoeding per overblijfbeurt worden ingesteld. Een kracht die extra taken verricht of langere reistijd heeft kan dus een aangepaste, evenredige vergoeding ontvangen op basis van het maximaal toegestane bedrag van € 4,50 per uur;
- De tso-medewerker kan bij het opgeven van de beschikbaarheid ook zelf inschatten of de jaargrens zal worden overschreden en besluiten de beschikbaarheid te beperken;
- Alle betalingen van de school aan de tso-medewerkers worden per persoon en per maand gespecificeerd. Deze specificaties kan de tso-medewerkers desgewenst aan de belastingdienst overleggen om aan te tonen dat men beneden de maand- en jaargrens is gebleven;
- De overblijfcoördinator kan per maand al deze specificaties tegelijk exporteren in een gezamenlijke pdf;
- Het totale bedrag aan uitgaven per maand aan de vergoedingen aan alle vrijwilligers wordt automatisch opgenomen in het kasboek. Het kasboek kan per gewenste periode -dus ook per belastingjaar- worden geëxporteerd ten behoeve van de reguliere schooladministratie en eventueel de inspecteurs van de belastingdienst.
