Uitleg over de juiste aanpak van het Ministerie van Financiën

In onze zoektocht naar duidelijkheid over de vrijwilligersvergoedingen hebben we deze week opnieuw contact gezocht met de directeur Communicatie van het Ministerie van Financiën en het Handboek Loonheffingen 2014 van de Belastingdienst nog eens nageslagen. We hebben dit gecombineerd tot deze uitleg waarmee wij allemaal verder hopen kunnen:

De voorlopige regels

1. Vergoed de werkelijke tijdsinzet per overblijfbeurt: de TSO-tijd, inclusief reistijd en tijd voor voorbereiding en opruimen;
2. Vergoed de werkelijke tijdsinzet voor aanvullende taken zoals het bijwonen van trainingen en vergaderingen, inclusief reistijd;
3. Maximale vrijwilligersvergoeding per uur € 4,50, per maand € 150, per kalenderjaar € 1500.
4. Het bijhouden van een urenregistratie is niet nodig zolang je deze maxima niet overschrijdt.

Kanttekeningen bij deze regels

ad 2. De directeur Communicatie van het Ministerie heeft geadviseerd om deze aanvullende taken apart te te vergoeden, dus op individuele basis. Het apart bijhouden van alle extra uren voor het hele vrijwilligersteam, en de eventuele individuele extra aanvullende taken per vrijwilliger, is echter een helse klus en dit zorgt voor veel extra administratieve lasten.

ad 4. Volgens het Handboek Loonheffing 2014 is bijhouden van een urenregistratie helemaal niet nodig - zie het citaat in deze column.

Om die reden hebben we er voorlopig voor gekozen om toch alle kosten door te rekenen naar een vast bedrag per overblijfbeurt. Gezien de uitspraak van de directeur Communicatie van het Ministerie moeten we bij deze keuze dus nog even een slag om de arm houden.

Hulp uit de Tweede Kamer en voorleggen aan de Staatssecretaris

Hoe eenvoudig zou het zijn als we, zoals we met elkaar al vanaf 2006 doen, gewoon door kunnen gaan met een eenheidsvergoeding te geven. Wij gaan hierbij de hulp van een Kamerlid inroepen en het aan de Staatssecretaris voorleggen. We zullen u op de hoogte houden.

Laten we een eenheidsvergoeding uitwerken in een voorbeeld

We gaan bij dit voorbeeld uit van het volgende:

• de medewerker van deze TSO ontvangen € 4,50 per uur voor hun inzet;
• de medewerker zijn 23 jaar of ouder en ontvangen geen uitkering;
• de medewerker werken 2 x per week en 40 weken per jaar als tso-medewerker.

Het voorbeeld is zó gekozen dat het voor de meeste scholen toepasselijk zal zijn.

a. Vergoeding voor de begeleiding van de opvang

• tso-medewerker vertrekt van huis om 11.35 uur;
• tso-medewerker is op school aanwezig om 11.45 uur ter voorbereiding;
• tso-medewerker begeleidt de kinderen op de overblijf: 12.00 – 13.00 uur;
• tso-medewerker ruimt op en heeft samen met collega vrijwilligers kort overleg over de gang van zaken tijdens de TSO tot 13.15 uur;
• tso-medewerker is weer thuis om 13.25 uur.

Tijdsinzet: 11.35 – 13.25 uur = 110 minuten => € 8,25 voor een overblijfbeurt.

b. Bijkomende vergoedingen per jaar

Jaarlijkse trainingsdag

• tso-medewerker vertrekt van huis om 08.50 uur;
• deelname aan de trainingsdag: 09.00 – 14.40 uur;
• tso-medewerker is weer thuis om 14.50 uur.

Tijdsinzet: 08.50 – 14.50 uur = 6 uur => € 27,00 voor de jaartraining.

Vergaderingen
De tso-medewerkers vergaderen 5 x per jaar.

• tso-medewerker vertrekt van huis om 08.50 uur;
• deelname aan de vergadering van 09.00 – 11.00 uur;
• tso-medewerker is weer thuis om 11.10 uur.

Tijdsinzet: 08.50 – 11.10 uur = 140 minuten => € 10,50 x 5 = € 52,50 per jaar voor de vergaderingen.

Extra individuele taken
De kracht doet 2 x per jaar een taak zoals boodschappen doen en knutselwerk voorbereiden.
Tijdsinzet: 10:45 – 11.45 uur = 60 minuten => € 4,50 x 2 = € 9,00 per jaar voor extra taken.

Totaal bijkomende vergoedingen per jaar: € 27,00 + € 52,50 + € 9,00 = € 88,50

c. De totale vergoeding voor een overblijfbeurt

Vergoeding voor de begeleiding van de opvang per overblijfbeurt: € 8,25
Bijkomende vergoeding per overblijfbeurt: € 88,50 : 80 = € 1,10

Totale vergoeding per overblijfbeurt is € 8,25 + € 1,10 = € 9,35 en valt daarmee nog binnen de boven genoemde grenzen.

Zoals u in dit voorbeeld ziet is de totale overblijftijd dus veel meer dan alleen toezicht houden op en begeleiden van de kinderen tijdens hun lunchpauze. Om dit ook aan de Belastingdienst duidelijk te kunnen maken, willen wij u adviseren om een aanwezigheidsregistratie bij te houden voor vergaderingen en trainingen.

Blijft de vrijwilligersregeling ondoorzichtige materie?

Wij helpen u graag op praktische wijze aan een goede opzet.

Iris Nouwen, Adminiris en Sheila Hoogeland, TSO-Support