zondag 18 januari 2015

rubriek: , ,

Omdenken van strippenkaart, abonnement en tarief naar automatisch declareren achteraf

Strippenkaart


(Advertorial) Scholen met strippenkaarten steken tijd en moeite in de verkoop en betaling van de strippenkaart en het bijhouden van de saldi ervan. Is een kaart opgebruikt dan moeten ouders benaderd worden om een nieuwe te kopen. Nieuwe kaarten moeten worden aangemaakt en op school worden verkocht. De verkoop van de kaarten moet worden geadministreerd.

Maandelijkse declaratie achteraf


Het alternatief is elke maand achteraf aan de ouders te declareren. De ouders ontvangen een gespecificeerde declaratie met de daadwerkelijk afgenomen overblijfmomenten. Doe je dit met behulp van een modern, online systeem als TSO-ASSISTENT (dat de declaratie automatisch berekent en per email naar de ouders stuurt) en incasseer je bovendien per automatische incasso, dan bespaart je dat heel veel administratie. Bovendien is de strippenkaart fraudegevoelig en daarom minder aantrekkelijk.

Betalen achteraf of vooraf - liefst per automatische incasso!


Bij het betalen achteraf, aan het einde van de maand, heeft de school als nadeel dat ze bij de allereerste keer in de betreffende maand geen tso-inkomsten heeft. Bij de strippenkaart wordt in feite vooraf betaald en heeft men dit nadeel niet. Daar loopt men echter weer de kans dat men aan het einde van de maand in de min staat als er geen buffer is.

In beide gevallen is het aan te raden om sowieso te innen per automatische incasso. Bij scholen die dat niet doen staan soms wel duizenden euro's open aan tso-gelden die de school nog moet zien te ontvangen. Het volgen, herinneren en aanmanen van moeilijk betalende ouders kost bovendien onevenredig veel aandacht en tijd.

Ouders kunnen niet gedwongen worden tot automatische incasso maar de school mag er wel sterk op aandringen. Dit om de administratiekosten voor alle ouders laag te houden. De school mag eventueel een extra bedrag voor administratiekosten in rekening brengen bij ouders die geen automatische incasso toestaan. Vaak is men daar wel gevoelig voor.

Abonnement en tariefsysteem suggereren lagere kosten


Het abonnement suggereert, evenals een tariefsysteem, dat bij regelmatige of grotere afname de TSO goedkoper aangeboden kan worden. Je kunt dit vergelijken met een grote winkelketen die zegt lage prijzen te hebben omdat ze zo groot inkopen. Voor de TSO gaat dit echter niet op want het aantal kinderen dat overblijft hangt er niet vanaf of een abonnement of tarief goedkoper is dan incidenteel overblijven. Het hangt er namelijk vanaf of ouders een goede reden hebben om hun kind te laten overblijven. Ouders laten hun kind overblijven omdat ze moeten werken of andere verplichtingen hebben of omdat ze het goed vinden voor de ontwikkeling van hun kind - en niet omdat een voordelig abonnement of tarief wordt aangeboden.

Duurder uit met abonnement


Vaak is een abonnement zelfs duurder dan incidenteel overblijven. Dat klinkt vreemd, maar het is waar. De meeste ouders die een abonnement hebben gebruiken niet alle overblijf waar ze recht op hebben. Er vallen altijd meer tso-dagen af dan men in eerste instantie denkt. Reken maar eens uit of je als ouder wel alles uit je abonnement hebt gehaald en of incidentele overblijf achteraf niet goedkoper was geweest.

Commerciële uitvoeringsorganisaties zinspelen op dit verschijnsel en propageren daarom juist het abonnement en maken incidentele overblijf bewust duur. Zij zijn er op tegen om (achteraf) de werkelijk afgenomen overblijf te declareren omdat ze dan minder verdienen.

Grote scholen kunnen de TSO goedkoper aanbieden dan kleine


Wel is het zo dat grote scholen soms efficiënter kunnen zijn omdat ze meer overblijvers hebben, het gebouw intensiever gebruiken, hogere inkoopkortingen kunnen bedingen en relatief minder overheadkosten hebben dan kleine scholen. Zo moet een kleine school met bijvoorbeeld 10 overblijvers toch twee tso-medewerkers inroosteren.

Abonnement en het afmelden voor de overblijf


Bij een abonnement zal een ouder verleid worden te denken "het is al betaald, dus ze merken wel dat m'n kind er niet is". Een onafgemeld kind, verplicht de school echter tot soms arbeidsintensieve naspeuring en kan leiden tot consternatie. Een abonnement motiveert ouders niet tot tijdig afmelden en het voorkomen van deze stress. Een systeem met betaling per feitelijk afgenomen overblijf doet dat juist wel.

Automatische declaratie achteraf is voor school en ouder het gunstigst


Bij TSO-ASSISTENT staat elk tso-moment administratief op zichzelf en kan naar believen worden gereserveerd dan wel geannuleerd. Er geldt what you eat is what you pay. Er is 1 tarief door de school ingesteld en dat is voor alle ouders principieel het laagst haalbare. Dit maakt een abonnement overbodig en zelfs onwenselijk omdat een abonnement geen restitutie kent voor niet afgenomen TSO. In combinatie met automatische incasso staan er nauwelijks meer ongeïnde tso-gelden open en wordt de administratieve inspanning tot het absolute minimum beperkt.

Deel deze pagina